ภาพรวม: การควบคุมไซต์ สิทธิ์ และการแชร์สําหรับเจ้าของไซต์

โครงสร้างการนําทางของไซต์ SharePoint สมัยใหม่

ไซต์ SharePoint ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลที่พวกเขาพบเพื่อทําการตัดสินใจ เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าถึงเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ หรือมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยแก้ไขปัญหา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การวางแผนการนําทางไซต์ ใน SharePoint

สถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณบางส่วนอาจมีการจําแนกประเภทของข้อมูล ถ้าข้อมูลที่คุณกําลังเผยแพร่มีค่าสูงต่อบริษัท จําเป็นต้องมีความปลอดภัยพิเศษ หรืออยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ ให้พิจารณาการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเนื้อหาเฉพาะที่จําเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลลงในรายการและไลบรารีที่ระบุแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การควบคุมเพื่อ จัดการวิธีการดูเนื้อหาได้

สถาปัตยกรรม SharePoint สมัยใหม่ถูกออกแบบมาให้ยืดหยุ่นและปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรของคุณ ไซต์สมัยใหม่สามารถเชื่อมโยงกับไซต์ฮับได้ ไซต์ที่เกี่ยวข้องจะแชร์การนําทางและการกําหนดตราสินค้ากับฮับ ถ้าเปิดใช้งานโดยเจ้าของไซต์ฮับและเจ้าของไซต์อนุมัติ ไซต์ที่เกี่ยวข้องยังสามารถแชร์สิทธิ์ฮับได้เช่นกัน

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อกําหนดโครงสร้างการนําทางของไซต์ของคุณ

• คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์ ซึ่งจะแปลเป็นหน้า รายการ และไลบรารีอย่างไร

• ข้อมูลจะถูกนําเสนอในไซต์อย่างไร

• ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร

• ข้อมูลจะถูกกําหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงอย่างไร

• การค้นหาจะถูกกําหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร

การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่

ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สําคัญต่อพันธกิจขององค์กรของคุณจะอยู่บนวิธีรักษาความปลอดภัยให้กับไซต์ของคุณ โดยเฉพาะกับบุคคลที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่จะเกี่ยวข้องกับทั้งผู้ใช้และกลุ่มของผู้ใช้ สิทธิ์ในการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยและไซต์ทีมมาจากเทมเพลตไซต์ที่มีตัวเลือกต่างๆ สําหรับแต่ละไซต์

ไซต์การติดต่อสื่อสาร จะไม่เชื่อมโยงกับกลุ่ม Microsoft 365 และมีบทบาทเริ่มต้นสามบทบาท ได้แก่ เจ้าของไซต์ สมาชิกไซต์ และผู้เยี่ยมชมไซต์

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างที่ควรทราบเมื่อคุณกําลังพัฒนากลยุทธ์สําหรับสิทธิ์

• ทําตามหลักการให้สิทธิพิเศษน้อยที่สุด: ให้สิทธิ์แก่บุคคลในระดับสิทธิ์ที่ต่ําที่สุดที่พวกเขาจําเป็นต้องใช้เพื่อทํางานที่ได้รับมอบหมาย

• ใช้กลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน: ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้โดยการเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ)

• พิจารณาการแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย: สร้างไซต์หรือไลบรารีสําหรับเอกสารที่สําคัญโดยเฉพาะ แทนที่จะกระจายอยู่ในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ

สิทธิ์ของไซต์สมัยใหม่ตามชื่อเรื่อง

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสําหรับเจ้าของไซต์:

• กำหนดค่าไซต์ SharePoint ของคุณ

• กําหนดการนําทางสําหรับไซต์ SharePoint ของคุณเอง

• ค้นหาใน SharePoint ที่ทันสมัย

• ตั้งค่าไซต์ฮับ SharePoint

• จัดการไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ของคุณ

• จัดการการตั้งค่าไซต์ SharePoint ของคุณ

• แชร์ไซต์ของคุณ

• แก้ไขสิทธิ์ของรายการ ไลบรารี หรือรายการแต่ละรายการ

การสร้างไซต์ย่อย

คุณอาจต้องการให้สมาชิกทีมของคุณสามารถสร้างไซต์ย่อยภายใต้ไซต์ทีมสําหรับใช้กับโครงการที่ระบุได้

ความสามารถในการสร้างไซต์ย่อยใหม่โดยธรรมชาติจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อกลุ่ม แต่การสร้างไซต์ที่ไม่มีการจํากัดอาจหมดไปได้ เมื่อไซต์ย่อยแพร่กระจายได้อย่างอิสระปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น

• ผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ย่อยที่เหมาะสมได้ยาก หรือตรวจสอบว่าไซต์เหล่านั้นมีหรือไม่

• ข้อมูลสามารถซ้ํากันได้ในไซต์ย่อยหลายไซต์ โดยใช้พื้นที่เก็บข้อมูลราคาแพง และต้องใช้ความพยายามซ้ําๆ เพื่อรักษา

• ข้อมูลล้าสมัยอาจอยู่ในไซต์ย่อย ซึ่งอาจเป็นเวลาหลายปี ซึ่งแสดงขึ้นในผลลัพธ์การค้นหา อาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกว่าข้อมูลเวอร์ชันใดถูกต้อง

• การจัดการสิทธิ์สําหรับไซต์ย่อยจํานวนมากอาจกลายเป็นงานหลักและผู้ใช้อาจเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาไม่ควรมีโดยไม่ได้ตั้งใจ

• เมื่อพนักงานออกจากกลุ่ม ไซต์ย่อยที่พวกเขาสร้างอาจถูกละทิ้ง สร้างความสับสนและปิดบังผลลัพธ์การค้นหาสําหรับผู้ใช้ไซต์ที่เหลือ

คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานได้ถ้าคุณตั้งค่านโยบายบางอย่างสําหรับการสร้างไซต์ที่จัดการพื้นที่ต่อไปนี้:

• ใครได้รับอนุญาตให้สร้างไซต์ย่อยได้บ้าง

• ไซต์ย่อยใหม่จําเป็นต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่? ถ้าใช่ เกณฑ์การอนุมัติคืออะไร และใครเป็นผู้อนุมัติ

• ไซต์ย่อยใหม่ควรใช้เทมเพลตและธีมที่สร้างขึ้นแล้วหรือไม่

• ข้อมูลจํานวนเท่าใดที่อาจถูกจัดเก็บไว้บนไซต์หนึ่งๆ นั่นคือเนื้อที่ดิสก์เซิร์ฟเวอร์สามารถกินได้เท่าใด

• กฎสําหรับการรวมกลยุทธ์การนําทางบนไซต์มีอะไรบ้าง

• ข้อมูลควรถูกจัดเก็บบนไซต์ย่อยนานเท่าใดก่อนที่จะถูกลบหรือเก็บถาวร

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างไซต์หรือไซต์ย่อย

การจัดการสิทธิ์

ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สําคัญต่อพันธกิจขององค์กรของคุณจะอยู่บนวิธีรักษาความปลอดภัยให้กับไซต์ของคุณ โดยเฉพาะกับบุคคลที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ

การให้สิทธิ์และการจํากัดการเข้าถึงไซต์ของคุณเรียกว่า การจัดการสิทธิ์ และเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สําคัญที่สุดของคุณในฐานะเจ้าของไซต์

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างที่ควรทราบเมื่อคุณกําลังพัฒนากลยุทธ์สําหรับสิทธิ์

• ทําตาม หลักการสิทธิ์การใช้งานน้อยที่สุด: ให้สิทธิ์แก่บุคคลในระดับสิทธิ์ที่ต่ําที่สุดที่พวกเขาจําเป็นต้องใช้เพื่อดําเนินงานที่ได้รับมอบหมาย

• ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้โดยการเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ) ทําให้สมาชิกส่วนใหญ่ของกลุ่ม สมาชิก หรือ ผู้เยี่ยมชม และจํากัดจํานวนบุคคลในกลุ่ม เจ้าของ

• ใช้การสืบทอดสิทธิ์เพื่อสร้างลําดับชั้นที่ดูง่ายและสะอาดตา นั่นคือ หลีกเลี่ยงการมอบสิทธิ์ให้กับบุคคลแต่สามารถทํางานกับกลุ่มแทนได้ ถ้าเป็นไปได้ ไซต์ย่อยจะสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ทีมของคุณแทนที่จะมีสิทธิ์เฉพาะ

• จัดระเบียบเนื้อหาของคุณเพื่อใช้ประโยชน์จากการสืบทอดสิทธิ์: พิจารณาการแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย สร้างไซต์หรือไลบรารีสําหรับเอกสารที่ละเอียดอ่อนโดยเฉพาะ แทนที่จะกระจายเนื้อหาเหล่านั้นในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ

ดู ทําความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint หรือ แก้ไขสิทธิ์สําหรับรายการ ไลบรารี หรือข้อมูลแต่ละรายการ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าสิทธิ์

สถาปัตยกรรมข้อมูล

สถาปัตยกรรมข้อมูลของไซต์จะเหมือนกับสารบัญของหนังสือ ซึ่งจะเป็นตัวกําหนดว่าข้อมูลในไซต์นั้นเช่นเว็บเพจ เอกสาร รายการ และข้อมูลถูกจัดระเบียบและนําเสนอต่อผู้ใช้ของไซต์อย่างไร สถาปัตยกรรมข้อมูลมักจะถูกบันทึกเป็นรายการแบบลําดับชั้นของเนื้อหาของไซต์ คําสําคัญในการค้นหา ชนิดข้อมูล และแนวคิดอื่นๆ

เมื่อต้องการสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูล คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่จะนําเสนอในไซต์ ต่อไปนี้เป็นคําถามบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อพัฒนาสถาปัตยกรรมข้อมูล:

• คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์ ซึ่งจะแปลเป็นไซต์ย่อย รายการ ไลบรารี และอื่นๆ อย่างไร

• ข้อมูลจะถูกนําเสนอในไซต์อย่างไร

• ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร

• ข้อมูลจะถูกกําหนดเป้าหมายที่ผู้ชมที่ระบุอย่างไร

• การค้นหาจะถูกกําหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร

สถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณบางส่วนอาจมีการจําแนกประเภทของข้อมูล

ถ้าข้อมูลที่คุณกําลังติดต่อด้วยมีค่าสูงต่อบริษัท จําเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยพิเศษ หรืออยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ คุณอาจต้องการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเนื้อหาเฉพาะที่จําเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ

หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลลงในรายการและไลบรารีที่ระบุแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การควบคุมเพื่อจัดการวิธีจัดการเนื้อหาได้ ตัวอย่างเช่น

จําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์

เมื่อคุณจําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้จนกว่าจะเช็คอินไฟล์ การกําหนดให้ต้องเช็คเอาท์เอกสารจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้หลายคนทําการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจทําให้เกิดข้อขัดแย้งในการแก้ไขและทําให้เกิดความสับสนได้ การกําหนดให้เช็คเอาท์ยังสามารถช่วยเตือนให้สมาชิกของทีมเพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาเช็คอินไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถติดตามสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชันได้ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์

ติดตามเวอร์ชัน

ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ไลบรารีสามารถช่วยคุณติดตาม จัดเก็บ และคืนค่าไฟล์ได้ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามทุกเวอร์ชันด้วยวิธีเดียวกัน หรือคุณสามารถเลือกที่จะกําหนดบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่น การเพิ่มบทใหม่ลงในคู่มือ และบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันรอง เช่น การแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดคํา เพื่อช่วยจัดการพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถเลือกจํานวนเวอร์ชันแต่ละชนิดที่คุณต้องการจัดเก็บได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน ให้ดู การกําหนดเวอร์ชันทํางานอย่างไรในรายการหรือไลบรารี

วงจรการใช้งานและการสิ้นสุดการใช้งานไซต์

ไซต์ต่างๆ เช่น ไซต์งานของเอกสารและไซต์การอภิปรายมักจะหยุดการตอบสนองหลังจากที่ไซต์เหล่านั้นไม่มีประโยชน์อีกต่อไป การใช้พื้นที่จัดเก็บที่มีค่าและปิดเสียงผลลัพธ์การค้นหา เป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งค่ากําหนดการสําหรับการตรวจสอบไซต์และเนื้อหา (อย่างน้อยปีละครั้ง) เพื่อดูว่าควรเก็บรักษาไว้หรือไม่

คุณควรระลึกไว้เช่นกันว่ารูปแบบการควบคุมขนาดใหญ่ขององค์กรของคุณอาจอยู่ในการมองหาไซต์เก่าๆ ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบอาจลบไซต์ที่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงเป็นเวลา 90 วันโดยอัตโนมัติ ในฐานะเจ้าของไซต์คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลคุณว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายวงจรการใช้งานและการเกษียณ ดูที่ นโยบายการปิดไซต์