Arsip di Outlook untuk Windows
Berlaku Untuk
Terdapat beberapa cara untuk mengarsipkan pesan di Outlook. Metode yang dapat digunakan tergantung pada tipe akun email yang telah Anda siapkan di Outlook.
Semua akun memiliki akses ke folder Arsip. Untuk akun Microsoft 365, Outlook.com, dan Exchange, folder Arsip adalah salah satu folder default Outlook, seperti Kotak Masuk, Item Terkirim, dan folder Item Terhapus. Folder ini tidak dapat dihapus. Jika menggunakan Outlook dengan akun Exchange atau Exchange Online, kebijakan folder seperti kebijakan penyimpanan akan berlaku untuk folder Arsip.
Untuk akun POP dan IMAP, Anda dapat membuat folder Arsip atau menentukan folder yang sudah ada untuk digunakan sebagai folder Arsip. Anda tidak dapat mengubah lokasi folder Arsip untuk akun Microsoft 365 atau Exchange.
Menggunakan tombol Arsipkan untuk memindahkan pesan ke folder Arsip tidak memperkecil ukuran kotak surat Anda. Jika Anda harus mengurangi ukuran kotak surat, Anda bisa menggunakan Arsip Online di Microsoft 365 untuk perusahaan.
Mengarsipkan pesan dengan tombol Arsipkan
Anda dapat menggunakan tombol Arsipkan dalam grup Hapus di pita untuk memindahkan satu atau beberapa pesan ke folder Arsip tanpa perlu menghapusnya. Menggunakan Arsip memiliki beberapa keuntungan.
-
Item yang telah diarsipkan dapat ditemukan dengan mudah melalui kotak pencarian atau dengan menavigasi ke folder Arsip Anda. Ketika mengetikkan istilah dalam kotak Pencarian, Outlook secara default akan mencari di semua folder dalam kotak surat Anda.
-
Item masih tersedia di telepon Anda atau perangkat lain melalui folder Arsip.
Pilih opsi tab di bawah ini untuk versi Outlook yang Anda gunakan. Versi Outlook apa yang saya miliki?
Catatan:Â Jika langkah-langkah di bawah tab Outlook Baru ini tidak berfungsi, Anda mungkin belum menggunakan Outlook baru . Pilih Outlook Klasik dan ikuti langkah-langkah tersebut sebagai gantinya.
Arsip item di Outlook baru
-
Pilih email yang ingin Anda arsipkan.
-
Pilih
-
Anda akan mendapatkan pemberitahuan pop-up yang mengonfirmasi tindakan dan memberikan opsi untuk Membatalkan.
Catatan:Â Fitur Arsip Otomatis tidak tersedia diOutlook baruuntuk Windows.
Di Outlook klasik, Anda memiliki opsi untuk:
Arsip item | Arsip item dengan keyboard | Menonaktifkan pengarsipan dengan tombol backspace | Temukan folder Arsip | Arsip Online | Arsip vs. Arsip Online | FAQ
Arsip item di Outlook klasik
-
Pilih satu atau beberapa pesan dalam Kotak Masuk atau folder lain yang ingin diarsipkan.
-
Dalam grup Hapus, pilih Arsipkan. Anda juga dapat menggunakan tombol Backspace untuk langsung mengarsipkan satu atau beberapa pesan yang dipilih.
Tips:Â Untuk akun Microsoft 365, Exchange, Exchange Online, dan Outlook.com, folder Arsip Anda sudah ada, bahkan jika Anda belum pernah menggunakan fitur tersebut sebelumnya. Anda akan menemukannya dalam daftar folder Outlook. Jika tidak melihat folder dan menggunakan Outlook 2016 atau Outlook untuk Microsoft 365, masuk ke File > Akun Office > Opsi Pembaruan > Perbarui Sekarang.
-
Pesan Anda akan dipindahkan ke folder Arsip. Jika Anda mengarsipkan pesan secara tidak sengaja, masuk ke folder Arsip, lalu pindahkan pesan kembali ke Kotak Masuk.
Catatan:Â Tombol Arsip hanya terlihat di Outlook 2016, Outlook 2019, dan Outlook untuk Microsoft 365. Versi Outlook yang lebih lama tidak memiliki tombol Arsipkan di pita.
Arsip pesan menggunakan keyboard di Outlook klasik
Anda dapat mengarsipkan satu atau beberapa pesan yang dipilih dengan mengklik tombol Backspace. Jika mengklik tombol Delete, pesan akan dipindahkan ke folder Item Dihapus. Anda tidak dapat mengubah perilaku tombol Backspace.
Catatan:Â Jika ada pesan yang terbuka di jendelanya sendiri, bukan di panel Baca, tombol Backspace tidak akan mengarsipkan pesan. Anda perlu menutup pesan tersebut dan menampilkannya di panel Baca agar tombol Backspacedapat mengarsipkan pesan. Saat pesan terbuka di jendela baru, satu-satunya cara untuk mengarsipkan pesan adalah menggunakan tombol Arsip di pita.
Bagaimana cara menonaktifkan pengarsipan dengan tombol backspace Outlook untuk Microsoft 365?
Agar tombol Backspace tidak memindahkan item ke folder Arsip, Anda dapat menambahkan entri registri berikut ini untuk menonaktifkan fungsi ini.
Penting:Â Ikuti langkah-langkah dalam bagian ini dengan cermat. Masalah serius dapat terjadi jika Anda salah mengubah registri. Sebelum mengubahnya, cadangkan registri agar dapat dipulihkan apabila terjadi masalah.
jalur registri Kebijakan Grup:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Nama: DisableOneClickArchive Tipe: DWORD Nilai: 1 Jalur registri Office Customization Tool (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Nama: DisableOneClickArchive Tipe: DWORD Nilai: 1
Catatan:Â Perbaikan ini tidak berlaku untuk versi Terus-menerus Outlook.
Bagaimana cara menemukan folder Arsip?
Folder Arsip Anda tersedia dalam daftar folder. Untuk menampilkan daftar folder, pilih Tampilan > Panel Folder >Normal.
Bagaimana cara mencari Folder Arsip?
Secara default, saat Anda mencari item Outlook menggunakan fitur Pencarian di bagian atas daftar folder, Outlook klasik mencari seluruh kotak surat Anda.
Untuk membatasi lingkup pencarian hanya di folder Arsip, pilih folder Arsip dalam daftar folder terlebih dahulu. Kotak pencarian kini akan mencari di folder Arsip saja.
Apa perbedaan folder Arsip dengan Arsip Online?
Arsip Online merupakan fitur untuk pelanggan Microsoft 365 perusahaan yang memiliki kotak surat dengan ukuran sangat besar. Pelanggan tersebut dapat menggunakan Arsip Online agar terhindar dari menghapus pesan lama. Arsip Online pengguna bertindak agak seperti akun kedua dalam Outlook dengan struktur foldernya sendiri. Oleh karena itu, tidak disertakan dalam pencarian yang dilakukan dari Kotak Masuk.
Jika Arsip Online diaktifkan, pengguna dan administrator dapat menyiapkan kotak surat untuk memindahkan pesan lama secara otomatis ke Arsip Online menggunakan Kebijakan Arsip.
Kapan saya harus menggunakan Arsip dan Arsip Online?
Kami menyarankan Agar Anda menggunakan fitur Arsip agar Kotak Masuk tetap bersih dari pesan yang telah dijawab atau ditindaklanjuti. Anggap Arsip seperti folder file. Anda dapat menyimpan item dalam folder Arsip dan tetap dapat mengakses item dengan mudah. Anda juga bisa menghapus pesan atau memindahkannya ke folder tertentu, jika itu lebih gaya Anda.
Bagi pengguna yang memiliki kotak surat besar di organisasi Office 365 Enterprise , kami menyarankan agar administrator menetapkan Kebijakan Arsip yang memindahkan item ke Arsip Online setelah satu tahun atau kurang jika pengguna mencapai kuota kotak surat mereka lebih cepat. Ini memastikan pengguna tidak harus menghapus email lama untuk menyediakan ruang untuk email baru. Email yang disimpan lebih lama dari waktu yang ditentukan dapat dipindahkan dari folder Kotak Masuk dan folder Arsip lokal.
Tanya jawab umum tentang pengarsipan
Jika menggunakan akun Microsoft 365, Exchange, Exchange Online, atau Outlook.com, Anda tidak dapat mengubah lokasi pemindahan item yang diarsipkan. Folder Arsip adalah salah satu folder sistem default Outlook klasik dan tidak dapat diganti namanya, dipindahkan, atau dihapus. Jika menggunakan akun POP atau IMAP seperti Gmail, Yahoo, atau iCloud, Anda dapat mengubah lokasi folder Arsip dengan memilih File > Pengaturan Kotak Surat > Alat > Mengatur Folder Arsip.
Arsip adalah fitur yang mudah dipahami dan telah tersedia di Outlook Mobile, Outlook Web App, dan Outlook.com, serta penyedia email lainnya seperti Gmail. Karena Arsip adalah nama yang telah mapan, dan Arsip Online adalah fitur yang sudah ada, kami memutuskan untuk menyimpan nama keduanya tetap sama.
Arsip Otomatis adalah fitur Outlook lama yang memungkinkan untuk memindahkan email lama secara otomatis ke file .pst. Artinya, pesan akan dihapus dari server dan menjadi lebih sulit untuk ditemukan melalui pencarian. Jika hard drive yang berisi AutoArchive.pst tidak dapat digunakan, pesan ini akan hilang. Arsip Online adalah pengganti Arsip Otomatis berkelas perusahaan.
Arsip Otomatis masih dapat digunakan jika Anda tidak memiliki Arsip Online, dan jika departemen TI tidak menonaktifkan fungsionalitas. Untuk informasi selengkapnya tentang Arsip Otomatis di Outlook 2016, lihat Arsip item lama secara manual di Outlook untuk Windows klasik.
Arsip tersedia secara luas pada Outlook untuk Windows, Outlook Mobile, Outlook di web, dan Outlook.com. Fitur Arsip tidak dapat dinonaktifkan dengan menggunakan Kebijakan Grup.
Artikel terkait
Mengarsipkan item lama secara manual di Outlook untuk Windows
Perlu bantuan lainnya?
Ingin opsi lainnya?
Jelajahi manfaat langganan, telusuri kursus pelatihan, pelajari cara mengamankan perangkat Anda, dan banyak lagi.
Komunitas membantu Anda bertanya dan menjawab pertanyaan, memberikan umpan balik, dan mendengar dari para ahli yang memiliki pengetahuan yang luas.
