Requerir la aprobación de elementos de una lista o biblioteca

1. Vaya a la lista para la que desea requerir aprobación.

2. Selecciona Configuración y, a continuación, Configuración de lista.

3. En la sección Configuración general, seleccione Configuración de versiones.

4. En la sección Aprobación de contenido , seleccione Sí en respuesta a ¿Necesita aprobación de contenido para los elementos enviados?

5. En la sección Historial de versiones del elemento , especifique si desea crear versiones cada vez que se edita un elemento. También puede optar por limitar el número de versiones que se conservan.

6. En la sección Seguridad de borrador de elementos , determine qué usuarios pueden ver los borradores de elementos en la lista.

   Sugerencia: Si necesita la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.

7. Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

   • Usuarios que pueden leer los elementos de la lista.

   • Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.

   • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor del elemento.

8. Seleccione Aceptar.

1. Vaya a la biblioteca de SharePoint para la que desea requerir aprobación.

2. Selecciona Configuración y, a continuación , Configuración de biblioteca.

   Si no ve estos elementos de menú, seleccione Biblioteca y, en el grupo Configuración, seleccione

   Configuración de la biblioteca.

3. Para abrir la página Configuración de versiones , en Configuración general, seleccione Configuración de versiones.

   

4. En la sección Aprobación de contenido , seleccione Sí en respuesta a ¿ Necesita aprobación de contenido para los elementos enviados? En la sección Historial de versiones del documento , especifique si desea que SharePoint cree versiones cuando se edite un archivo. También puede optar por limitar el número de versiones que se conservan.

5. En la sección Seguridad de borrador de elementos , determine qué usuarios pueden ver los borradores de elementos en la biblioteca de documentos.

   

   Sugerencia: Si necesita la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.

6. Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

   • Usuarios que pueden leer los elementos de la lista.

   • Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.

   • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor del elemento.

7. Seleccione Aceptar.

Si alguien envía un elemento o archivo a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, está en estado Pendiente hasta que alguien que tenga los permisos necesarios para hacerlo lo apruebe. Mientras está en espera de aprobación, permanece en estado Pendiente .

Normalmente, cuando un elemento o archivo está en estado Pendiente , solo el creador del elemento o archivo y las personas que tienen permisos para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Después de que su estado cambie de Pendiente a Aprobado, se vuelve visible para cualquier persona que tenga permiso para ver la lista o biblioteca. Los artículos rechazados permanecen en la lista o la biblioteca hasta que el creador (u otra persona que tenga los permisos necesarios) los elimine. Los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca se conceden automáticamente el estado Aprobado .

Solo las personas con permisos de Control total o Diseño pueden modificar la configuración de lista o biblioteca.

Para configurar la aprobación necesaria de elementos o archivos

1. Si la lista de sitios o la biblioteca aún no está abierta, seleccione su nombre en el panel Inicio rápido.

2. En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca en el grupo Herramientas de biblioteca o Herramientas de lista .

3. Si está trabajando en una biblioteca, seleccione Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, seleccione Configuración de lista. En este ejemplo, se abre la página Configuración de biblioteca .

   

4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones .

   

5. En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí en respuesta a la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?

6. En la sección Seguridad de borrador de elementos , determine qué usuarios pueden ver los borradores de elementos en la biblioteca de documentos. En este ejemplo, solo se seleccionan los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento ).

7. Seleccione Aceptar.

   En el ejemplo siguiente se muestran los elementos aprobados en una biblioteca después de establecer la opción Requerir aprobación de contenido en Sí. Como estos archivos ya estaban en la biblioteca, se aprobaron automáticamente.