Poznámka: Access nepodporuje importovanie Excel údajov pomocou použitého označenia citlivosti. Ako alternatívne riešenie môžete pred importovaním označenie odstrániť a potom ho znova použiť po importovaní. Ďalšie informácie nájdete v téme Použitie označení citlivosti na súbory a e-maily v balíku Office.
Údaje z Excel zošita môžete preniesť do databáz Access mnohými spôsobmi. Môžete skopírovať údaje z otvoreného hárka a prilepiť ich do údajového hárka Access, importovať hárok do novej alebo existujúcej tabuľky alebo vytvoriť prepojenie na hárok z Access databázy.
V tejto téme sa podrobne vysvetľuje, ako importovať údaje Excel alebo na ne vytvoriť prepojenie z počítačových databáz Access.
Čo vás zaujíma?
Informácie o importovaní údajov z Excel
Ak chcete uložiť niektoré alebo všetky údaje z jedného alebo viacerých Excel hárkov v Access, mali by ste importovať obsah hárka do novej alebo existujúcej Access databázy. Pri importe údajov Access vytvoriť kópiu údajov v novej alebo existujúcej tabuľke bez toho, aby sa zmenil zdrojový Excel hárku.
Bežné scenáre importovania Excel údajov do Access
-
Ste dlhoročným používateľom Excel, ale v budúcnosti chcete na prácu s údajmi použiť Access. Chcete premiestniť údaje v hárkoch Excel do jednej alebo viacerých nových databáz Access.
-
Vaše oddelenie alebo pracovná skupina používa Access, ale niekedy prijímate údaje vo formáte Excel, ktoré sa musia zlúčiť s databázami Access. Tieto Excel hárky chcete importovať do databázy hneď po ich prijatí.
-
Na spravovanie údajov používate Access, ale týždenné zostavy, ktoré dostávate od zvyšku tímu, sú Excel zošity. Chcete zjednodušiť proces importovania a zabezpečiť, aby sa údaje do databázy importovali každý týždeň v špecifickom čase.
Ak importujete údaje z Excel
-
Zošit Excel nie je možné uložiť ako databázu Access. Excel neposkytuje funkcie na vytvorenie databázy Access z Excel údajov.
-
Keď otvoríte zošit Excel v Access (v dialógovom okne Otvoriť súbor zmeňte zoznam Súbory typu na MicrosoftOfficeExcel Súbory a vyberte požadovaný súbor), Access namiesto importovania údajov vytvorí prepojenie na zošit. Vytvorenie prepojenia na zošit je odlišné od importovania hárka do databázy. Ďalšie informácie o vytváraní prepojenia nájdete v časti Prepojenie na údaje Excelu tohto článku.
Import údajov z Excel
Kroky uvedené v tejto časti vysvetľujú spôsob prípravy a spustenia operácie importovania, ako aj spôsob uloženia nastavenia importovania vo forme špecifikácie na neskoršie používanie. Zapamätajte si, že naraz možno importovať údaje iba z jedného hárka. Všetky údaje z celého zošita sa naraz importovať nedajú.
Príprava hárka
-
Vyhľadajte zdrojový súbor a vyberte hárok obsahujúci údaje, ktoré chcete importovať do Access. Ak chcete importovať iba časť hárka, môžete zadefinovať pomenovaný rozsah, ktorý bude zahŕňať iba bunky, ktoré chcete importovať.Definovanie pomenovaného rozsahu (voliteľné)
-
Prepnite na Excel a otvorte hárok obsahujúci údaje, ktoré chcete importovať.
-
Vyberte rozsah buniek obsahujúcich údaje, ktoré chcete importovať.
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na vybratý rozsah a potom kliknite na položku Pomenovať rozsah alebo Definovať názov.
-
V dialógovom okne Nový názov zadajte do poľa Názov názov rozsahu a kliknite na tlačidlo OK.
Pamätajte, že počas operácie importovania môžete naraz importovať iba jeden hárok. Ak chcete importovať údaje z viacerých hárkov, opakujte operáciu importovania pre každý hárok.
-
-
Preskúmajte zdrojové údaje a vykonajte príslušnú činnosť podľa nižšie uvedenej tabuľky.
Prvok
Popis
Počet stĺpcov
Počet zdrojových stĺpcov, ktoré chcete importovať, nemôže presiahnuť 255, pretože Access nepodporuje viac ako 255 polí v tabuľke.
Vynechanie stĺpcov a riadkov
Je vhodné, aby ste do zdrojového hárka alebo pomenovaného rozsahu zahrnuli iba tie riadky a stĺpce, ktoré chcete importovať.
Riadky Počas operácie importovania sa riadky nedajú filtrovať ani vynechávať.
Stĺpce Ak sa rozhodnete pridať údaje do existujúcej tabuľky, stĺpce sa počas tejto operácie nedajú vynechať.
Tabuľkový formát
Overte, či majú bunky tabuľkový formát. Ak hárok alebo pomenovaný rozsah obsahuje zlúčené bunky, obsah bunky sa vloží do poľa, ktoré zodpovedá stĺpcu najviac vľavo, pričom ďalšie polia ostanú prázdne.
Prázdne stĺpce, riadky a bunky
Odstráňte všetky prázdne stĺpce a riadky v hárku alebo rozsahu. Ak hárok alebo rozsah obsahuje prázdne bunky, skúste pridať chýbajúce údaje. Ak chcete pripojiť záznamy do existujúcej tabuľky, overte, či príslušné pole v tabuľke akceptuje nulové (chýbajúce alebo neznáme) hodnoty. Pole akceptuje nulové hodnoty vtedy, keď je vlastnosť poľa Povinné nastavená na hodnotu Nie a jeho vlastnosť OverovaciePravidlo nezabraňuje použitiu nulových hodnôt.
Chybové hodnoty
Ak jedna alebo viacero buniek v hárku alebo rozsahu obsahuje chybové hodnoty, ako napríklad #NUM a #DIV, opravte ich skôr než spustíte operáciu importovania. Ak zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje chybové hodnoty, Access umiestni hodnotu null do príslušných polí v tabuľke. Ďalšie informácie o spôsoboch opravy týchto chýb nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami tohto článku.
Typ údajov
Aby nedochádzalo k chybám počas importovania, overte, či každý stĺpec obsahuje v každom riadku rovnaký typ údajov. Access skontroluje prvých osem zdrojových riadkov a určí typ údajov polí v tabuľke. Odporúča sa, aby ste overili, či sa v prvých ôsmich riadkoch v ktoromkoľvek stĺpci nenachádzajú pomiešané hodnoty s rôznym typom údajov. V opačnom prípade Access nemusí priradiť k stĺpcu správny typ údajov.
Pred spustením operácie importovania je tiež vhodné formátovať každý zdrojový stĺpec v Excel a priradiť ku každému stĺpcu konkrétny formát údajov. Formátovanie sa dôrazne odporúča, ak stĺpec obsahuje hodnoty rôznych typov údajov. Stĺpec ČísloLetu v hárku môže napríklad obsahovať číselné a textové hodnoty, ako napríklad 871, AA90 a 171. Aby nedošlo k výskytu chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt, postupujte nasledovne:
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na hlavičku stĺpca a potom na položku Formátovať bunky.
-
Na karte Číslo v časti Kategória vyberte formát. V prípade stĺpca ČísloLetu by ste pravdepodobne mali vybrať možnosť Text.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Ak sú zdrojové stĺpce naformátované, ale v riadkoch nasledujúcich po ôsmom riadku stále obsahujú zmiešané hodnoty, operácia importovania môže tieto hodnoty stále vynechávať alebo ich nesprávne konvertovať. Informácie o odstraňovaní problémov nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami.
Prvý riadok
Ak prvý riadok hárka alebo pomenovaného rozsahu obsahuje názvy stĺpcov, môžete zadať, aby Access počas importovania spracovať údaje v prvom riadku ako názvy polí. Ak zdrojový hárok alebo rozsah neobsahuje názvy, pred spustením operácie importovania je vhodné ich pridať do zdroja.
Poznámka: Ak plánujete pripojiť údaje do existujúcej tabuľky, overte, či názov každého stĺpca presne zodpovedá názvu príslušného poľa. Ak sa názov stĺpca odlišuje od názvu príslušného poľa v tabuľke, operácia importovania bude neúspešná. Ak chcete zobraziť názvy polí, otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení v Access.
-
-
Ak je zdrojový zošit otvorený, zavrite ho. Ak by ste zdrojový súbor nechali otvorený, počas operácie importovania môže dôjsť k chybám konverzie údajov.
Príprava cieľovej databázy
-
Otvorte databázu Access, do ktorej sa uložia importované údaje. Overte, či databáza nie je určená iba na čítanie a či máte povolenie na uskutočnenie zmien v databáze.
alebo
Ak nechcete uložiť údaje do žiadnej z existujúcich databáz, vytvorte prázdnu databázu. Postupujte nasledovne:
Kliknite na kartu Súbor, potom na položku Nový a potom kliknite na položku Prázdna databáza.
-
Pred pustením operácie importovania sa rozhodnite, či chcete uložiť údaje do novej alebo existujúcej tabuľky.
Vytvorenie novej tabuľky Ak sa rozhodnete uložiť údaje do novej tabuľky, Access vytvorí tabuľku a pridá importované údaje do tejto tabuľky. Ak tabuľka so zadaným názvom už existuje, Access prepíše obsah tabuľky importovanými údajmi.
Pripojenie k existujúcej tabuľke Ak sa rozhodnete pridať údaje do existujúcej tabuľky, riadky v hárku Excel sa pripoja k zadanej tabuľke.
Pamätajte, že väčšina chýb počas operácií pripojenia sa vyskytuje z toho dôvodu, že zdrojové údaje nekorešpondujú so štruktúrou a nastavením polí cieľovej tabuľky. Aby nedochádzalo k výskytu takýchto chýb, otvorte cieľovú tabuľku v návrhovom zobrazení a preskúmajte nasledovné položky:
-
Prvý riadok Ak prvý riadok zdrojového hárka alebo pomenovaného rozsahu neobsahuje záhlavia stĺpcov, uistite sa, že pozícia a typ údajov každého stĺpca v zdrojovom hárku sa zhoduje s pozíciou a typom údajov príslušného poľa v tabuľke. Ak prvý riadok obsahuje záhlavia stĺpcov, poradie stĺpcov a polí sa nemusí zhodovať, ale názov a typ údajov každého stĺpca sa musí presne zhodovať s názvom a typom údajov príslušného poľa.
-
Chýbajúce alebo nadbytočné polia Ak v cieľovej tabuľke neexistuje jedno alebo viacero polí zdrojového hárka, pridajte ich skôr, než spustíte operáciu importovania. Ak však tabuľka obsahuje polia, ktoré v zdrojovom súbore neexistujú, netreba ich odstrániť z tabuľky v prípade, ak akceptujú nulové hodnoty.
Tip: Pole akceptuje nulové hodnoty vtedy, keď je jeho vlastnosť Povinné nastavená na hodnotu Nie a jeho vlastnosť OverovaciePravidlo nezabraňuje použitiu nulových hodnôt.
-
Hlavný kľúč Ak tabuľka obsahuje pole s hlavným kľúčom, zdrojový hárok alebo rozsah musí obsahovať stĺpec obsahujúci hodnoty, ktoré sú kompatibilné s poľom s hlavným kľúčom, pričom importované hodnoty kľúča musia byť jedinečné. Ak importovaný záznam obsahuje hodnotu hlavného kľúča, ktorá už v cieľovej tabuľke existuje, operácia importovania vedie k zobrazeniu chybového hlásenia.
-
Indexované polia Ak je vlastnosť poľa Indexované v tabuľke nastavená na hodnotu Áno (bez duplicít), príslušný stĺpec v zdrojovom hárku alebo rozsahu musí obsahovať jedinečné hodnoty.
Prejdite na ďalšie kroky a spustite operáciu importovania.
-
Spustenie operácie importovania
-
Umiestnenie Sprievodcu importom alebo prepojením sa mierne líši v závislosti od verzie Access. Vyberte kroky, ktoré zodpovedajú vašej Access verzii:
-
Ak používate najnovšiu verziu Microsoft 365, Access 2021 alebo Access 2019, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Nový zdroj údajov > Zo súboru > Excel.
-
Ak používate Access 2016, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Excel.
Poznámka: Ak nie je databáza otvorená, nie je dostupná na karta Externé údaje.
-
-
V dialógovom okne Získať externé údaje – Excel Tabuľkový hárok zadajte do poľa Názov súboru názov súboru Excel, ktorý obsahuje údaje, ktoré chcete importovať.
alebo
Kliknite na položku Prehľadávať a na vyhľadanie súboru, ktorý chcete importovať, použite dialógové okno Otvoriť súbor.
-
Zadajte, ako chcete uložiť importované údaje.
Ak chcete uložiť údaje do novej tabuľky, vyberte položku Importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze. Systém vás neskôr vyzve, aby ste zadali názov tejto tabuľky.
Ak chcete pripojiť údaje do existujúcej tabuľky, vyberte položku Pripojiť kópiu záznamov k tabuľke a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte tabuľku. Táto možnosť nie je k dispozícii v prípade, ak databáza neobsahuje žiadne tabuľky.
Ak chcete vytvoriť prepojenie na zdroj údajov formou vytvorenia prepojenej tabuľky, prečítajte si časť Prepojenie na údaje Excelu tohto článku.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Spustí sa Sprievodca importovaním z tabuľkového hárka, ktorý vás prevedie procesom importovania. Prejdite na ďalšiu skupinu krokov.
Používanie Sprievodcu importovaním z tabuľkového hárka
-
Na prvej strane sprievodcu si vyberte hárok obsahujúci údaje, ktoré chcete importovať, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na druhej strane sprievodcu kliknite na položku Zobraziť hárky alebo Zobraziť pomenované rozsahy, vyberte hárok alebo pomenovaný rozsah, ktorý chcete importovať, a potom kliknite na položku Ďalej.
-
Ak prvý riadok zdrojového hárka alebo rozsahu obsahuje názvy polí, vyberte položku Prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Ak importujete údaje do novej tabuľky, Access použije tieto záhlavia stĺpcov na pomenovanie polí v tabuľke. Tieto názvy možno zmeniť počas alebo po ukončení operácie importovania. Ak pripájate údaje do existujúcej tabuľky, overte, či hlavičky stĺpcov v zdrojovom hárku presne zodpovedajú názvom polí v cieľovej tabuľke.
Ak pripájate údaje do existujúcej tabuľky, prejdite priamo na krok 6. Ak pridávate údaje do novej tabuľky, postupujte podľa zvyšných krokov.
-
Sprievodca vás vyzve, aby ste preskúmali vlastnosti poľa. Kliknite na stĺpec v dolnej polovici strany, čím zobrazíte príslušné vlastnosti poľa. Môžete vykonať aj nasledovné kroky:
-
Preskúmajte a podľa potreby zmeňte názov a typ údajov cieľového poľa.
Access preskúma prvých osem riadkov v každom stĺpci a navrhne typ údajov pre príslušné pole. Ak stĺpec v hárku obsahuje rôzne typy hodnôt v prvých ôsmich riadkoch stĺpca, ako napríklad text a čísla, sprievodca navrhne typ údajov, ktorý je kompatibilný so všetkými hodnotami v stĺpci – najčastejšie ide o textový typ údajov. Môžete si vybrať aj odlišný typ údajov, ale pamätajte, že hodnoty, ktoré nie sú kompatibilné s vybratým typom údajov, sa budú počas procesu importovania ignorovať alebo sa nesprávne skonvertujú. Ďalšie informácie o oprave chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami tohto článku.
-
Ak chcete v poli vytvoriť index, nastavte vlastnosť Indexované na hodnotu Áno.
-
Ak chcete úplne vynechať zdrojový stĺpec, začiarknite políčko Neimportovať pole (Preskočiť).
Po dokončení výberu možností kliknite na položku Ďalej.
-
-
Na ďalšej obrazovke zadajte hlavný kľúč pre tabuľku. Ak vyberiete možnosť Povoliť Access pridať hlavný kľúč, Access pridá pole typu Automatické číslovanie ako prvé pole v cieľovej tabuľke a automaticky ho vyplní jedinečnými hodnotami ID počnúc hodnotou 1. Kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na záverečnej obrazovke sprievodcu zadajte názov cieľovej tabuľky. Do poľa Importovať do tabuľky zadajte názov tabuľky. Ak tabuľka už existuje, Access zobrazí výzvu s otázkou, či chcete prepísať existujúci obsah tabuľky. Pokračujte kliknutím na položku Áno alebo vyberte položku Nie, zadajte odlišný názov cieľovej tabuľky a potom kliknutím na položku Dokončiť importujte údaje.
Ak sa Access podarilo importovať niektoré alebo všetky údaje, sprievodca zobrazí stránku so stavom operácie importovania. Okrem toho môžete uložiť podrobné informácie o tejto operácii (pre prípad budúcej potreby) ako špecifikáciu. Naopak, ak operácia úplne zlyhala, Access zobrazí hlásenie Pri pokuse o importovanie súboru sa vyskytla chyba.
-
Kliknutím na tlačidlo Áno uložíte podrobné informácie o operácii pre prípad budúcej potreby. Uloženie podrobných informácií umožňuje zopakovať operáciu neskôr bez toho, aby ste museli vždy používať sprievodcu.
Postup na uloženie podrobností o špecifikácii nájdete v téme Uloženie podrobností o operácii importu a exportu ako špecifikácie.
Postup na spustenie uloženej špecifikácie pre import alebo prepojenie nájdete v téme Spustenie uloženej špecifikácie pre import alebo export.
Postup na naplánovanie spustenia úloh importu a prepojenia na konkrétny čas nájdete v téme Naplánovanie špecifikácie pre import alebo export.
Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami
Ak sa zobrazí hlásenie Pri pokuse o importovanie súboru sa vyskytla chyba, operácia importovania zlyhala. Ak sa však zobrazí dialógové okno s výzvou na uloženie podrobných informácií o operácii, importovali sa všetky alebo časť údajov. Stavové hlásenie taktiež uvedie názov tabuľky denníka chýb obsahujúceho popis všetkých chýb, ktoré sa vyskytli počas operácie importovania.
Dôležité: Aj v prípade, ak stavové hlásenie oznámi úspešne dokončenú operáciu, preskúmajte obsah a štruktúru tabuľky a pred začatím používania sa uistili, že celá operácia prebehla správne.
-
Otvorte cieľovú tabuľku v údajovom zobrazení a skontrolujte, či sa do tabuľky pridali údaje.
-
Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení a skontrolujte typ údajov a ostatné nastavenia vlastností jednotlivých polí.
Nasledujúca tabuľka popisuje kroky, ktoré možno vykonať pri oprave chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt.
Tip: Ak počas odstraňovania problémov s výsledkami nájdete iba pár chýbajúcich hodnôt, môžete ich pridať do tabuľky manuálne. Ak zistíte, že chýbajú alebo boli nesprávne importované celé stĺpce alebo veľký počet hodnôt, problém treba odstrániť v zdrojovom súbore. Po odstránení všetkých známych problémov zopakujte operáciu importovania.
|
Problém |
Riešenie |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Grafické prvky |
Grafické prvky, ako napríklad logá, grafy a obrázky, sa nedajú importovať. Po dokončení operácie importovania ich do databázy pridajte ručne. |
||||||||||||
|
Vypočítané hodnoty |
Výsledky vypočítaného stĺpca alebo buniek sa importujú, neimportujú sa však súvisiace vzorce. Počas importovania môžete zadefinovať typ údajov, ktorý je kompatibilný s výsledkami vzorca, ako napríklad typ údajov Number. |
||||||||||||
|
Hodnoty TRUE alebo FALSE a -1 alebo 0 |
Ak zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje stĺpec, ktorý obsahuje iba hodnoty TRUE alebo FALSE, Access pre stĺpec vytvorí pole typu Yes/No a do poľa vloží hodnoty -1 alebo 0. Ak však zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje stĺpec, ktorý obsahuje iba hodnoty -1 alebo 0, Access predvolene vytvorí pre stĺpec číselné pole. Aby nedochádzalo k výskytu tohto problému, typ údajov tohto poľa môžete počas operácie importovania zmeniť na typ Yes/No. |
||||||||||||
|
Polia s viacerými hodnotami |
Keď importujete údaje do novej tabuľky alebo pripájate údaje do existujúcej tabuľky, Access neumožňuje podporu pre viaceré hodnoty v poli, a to ani vtedy, ak zdrojový stĺpec obsahuje zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkou (;). Zoznam hodnôt sa považuje za jednu hodnotu a umiestni sa do textového poľa. |
||||||||||||
|
Skrátené údaje |
Ak sa údaje zobrazia skrátené v stĺpci v tabuľke Access, skúste zväčšiť šírku stĺpca v údajovom zobrazení. Ak sa problém nevyrieši, údaje v číselnom stĺpci v Excel sú príliš veľké pre veľkosť poľa cieľového poľa v Access. Cieľové pole môže mať napríklad vlastnosť VeľkosťPoľa nastavenú na hodnotu Bajt v databáze Access, ale zdrojové údaje obsahujú hodnotu väčšiu ako 255. Opravte hodnoty v zdrojovom súbore a skúste vykonať import znova. |
||||||||||||
|
Formát zobrazenia |
Je možné, že budete musieť nastaviť vlastnosť Formát niektorých polí v návrhovom zobrazení, aby sa hodnoty v údajovom zobrazení správne zobrazovali. Napríklad:
Poznámka: Ak zdrojový hárok obsahuje formátovanie RTF, ako napríklad tučné písmo, podčiarknutie alebo kurzívu, text sa importuje, ale formátovanie sa stratí. |
||||||||||||
|
Duplicitné hodnoty (chyba porušenia kľúča) |
Importované záznamy môžu obsahovať duplicitné hodnoty, ktoré nemožno uložiť do poľa hlavného kľúča tabuľky alebo do poľa, ktoré má vlastnosť Indexované nastavenú na hodnotu Áno (bez duplicít). Odstráňte duplicitné hodnoty v zdrojovom súbore a skúste vykonať importovanie znova. |
||||||||||||
|
Hodnoty dátumu sú posunuté o 4 roky |
Polia dátumu importované z Excel hárka môžu byť vypnuté o štyri roky. Excel pre Windows môžu používať dva dátumové systémy:
Systém dátumov môžete nastaviť v časti Možnosti Excel: Možnosti > súboru > Rozšírený > Použiť dátumovací systém 1904. Poznámka Ak importujete zo zošita .xlsb, vždy používa dátumový systém 1900 bez ohľadu na nastavenie dátumového systému. Pred importovaním údajov zmeňte systém dátumov pre Excel zošit alebo po pripojení údajov vykonajte aktualizačný dotaz, ktorý na opravu dátumov používa výraz [názov poľa dátumu] + 1462. Excel pre Macintosh používa iba dátumové systémy z roku 1904. |
||||||||||||
|
Nulové hodnoty |
Na konci operácie importovania sa môže zobraziť chybové hlásenie o údajoch, ktoré boli počas operácie odstránené alebo stratené, alebo keď otvoríte tabuľku v údajovom zobrazení, môže sa zobraziť, že niektoré hodnoty polí sú prázdne. Ak zdrojové stĺpce v Excel nie sú formátované alebo prvých osem zdrojových riadkov obsahuje hodnoty rôznych typov údajov, otvorte zdrojový hárok a postupujte takto:
Predchádzajúce kroky môžu pomôcť minimalizovať výskyt hodnôt typu null. Nasledujúca tabuľka obsahuje prípady, kedy sa budú zobrazovať hodnoty typu null:
|
||||||||||||
|
Hodnoty dátumu nahradené číselnými hodnotami |
V nasledovných situáciách sa zobrazia zdanlivo náhodné päťciferné čísla namiesto skutočných hodnôt dátumu:
|
||||||||||||
|
Číselné hodnoty nahradené hodnotami dátumu |
V nasledovných situáciách sa namiesto skutočných číselných hodnôt zobrazia zdanlivo náhodné hodnoty dátumu:
Aby nedochádzalo k takejto situácii, nahraďte v zdrojovom stĺpci číselné hodnoty hodnotami dátumu a skúste vykonať importovanie znova. |
Okrem toho je možné, že budete chcieť skontrolovať tabuľku denníka chýb (uvedenú na poslednej stránke sprievodcu) v údajovom zobrazení. Táto tabuľka má tri polia – Chyba, Pole a Riadok. Každý riadok obsahuje informácie o špecifickej chybe, pričom obsah poľa Chyba by mal používateľovi pomôcť pri odstraňovaní problému.
Chybové reťazce a tipy na odstránenie problémov
|
Chyba |
Popis |
|---|---|
|
Skrátenie poľa |
Hodnota v súbore je príliš veľká vzhľadom na nastavenie vlastnosti VeľkosťPoľa pre tohto pole. |
|
Chyba konverzie typov |
Hodnota v hárku je nesprávnym typom údajov pre toto pole. Hodnota môže v cieľovom poli chýbať, alebo sa v ňom môže zobrazovať nesprávne. Informácie o riešení tohto problému nájdete v predchádzajúcej tabuľke. |
|
Porušenie kľúča |
Hodnota hlavného kľúča tohto záznamu je duplicitná – v tabuľke už existuje. |
|
Zlyhanie overovacieho pravidla |
Hodnota porušuje pravidlo nastavené pomocou vlastnosti OverovaciePravidlo pre toto pole alebo tabuľku. |
|
Nula v poli Povinné |
Nulová hodnota nie je v tomto poli povolená, pretože vlastnosť Povinné pre toto pole je nastavená na hodnotu Áno. |
|
Nulová hodnota v poli typu Automatické číslovanie |
Importované údaje obsahujú hodnotu Null, ktorú ste sa pokúsili pripojiť do poľa typu Automatické číslovanie. |
|
Nedeliteľný záznam |
Textová hodnota obsahuje znak oddeľovača textu (spravidla dvojité úvodzovky). Vždy keď hodnota obsahuje znak oddeľovača, tento znak sa musí v textovom súbore vyskytovať dvakrát, napríklad: Priemer 4 1/2"" |
Prepojenie na údaje v Excel
Prepojením databázy Access s údajmi v inom programe môžete použiť nástroje na dotazovanie a vytváranie zostáv, ktoré Access poskytuje, bez toho, aby ste museli uchovávať kópiu Excel údajov v databáze.
Keď vytvoríte prepojenie na hárok Excel alebo pomenovaný rozsah, Access vytvorí novú tabuľku, ktorá je prepojená so zdrojovou bunkou. Všetky zmeny, ktoré vykonáte v zdrojových bunkách v Excel, sa zobrazia v prepojenej tabuľke. Obsah príslušnej tabuľky však nemôžete upravovať v Access. Ak chcete pridať, upraviť alebo odstrániť údaje, zmeny treba vykonať v zdrojovom súbore.
Bežné scenáre prepojenia na hárok Excel z Access
Prepojenie na hárok Excel zvyčajne (namiesto importovania) môžete vykonať z týchto dôvodov:
-
Chcete aj naďalej uchovávať údaje v Excel hárkoch, ale budete môcť používať výkonné funkcie dotazovania a vytvárania zostáv Access.
-
Vaše oddelenie alebo pracovná skupina používa Access, ale údaje z externých zdrojov, s ktorými pracujete, sa nachádzajú v Excel hárkoch. Nechcete uchovávať kópie externých údajov, ale chcete s ním pracovať v Access.
Ak vytvárate prepojenie na hárok Excel prvýkrát,
-
Prepojenie na databázu Access nie je možné vytvoriť z Excel.
-
Keď vytvoríte prepojenie na súbor Excel, Access vytvorí novú tabuľku, ktorá sa často označuje ako prepojená tabuľka. V tejto tabuľke sa zobrazujú údaje zo zdrojového hárka alebo pomenovaného rozsahu, ale údaje sa neukladajú v databáze.
-
Nie je možné prepojiť Excel údajov s existujúcou tabuľkou v databáze. Znamená to, že vytvorením prepojenia sa nedajú pripojiť údaje do existujúcej tabuľky.
-
Databáza môže obsahovať viacero prepojených tabuliek.
-
Všetky zmeny vykonané v údajoch v Excel sa automaticky prejavia v prepojenej tabuľke. Obsah a štruktúra prepojenej tabuľky v Access sú však určené iba na čítanie.
-
Keď otvoríte zošit Excel v Access (v dialógovom okne Otvoriť súbor zmeňte zoznam Súbory typu na Excela vyberte požadovaný súbor), Access vytvorí prázdnu databázu a automaticky spustí Sprievodcu prepojením tabuľkového hárka.
Príprava Excel údajov
-
Vyhľadajte súbor Excel a hárok alebo rozsah obsahujúci údaje, na ktoré chcete vytvoriť prepojenie. Ak nechcete vytvoriť prepojenie na celý hárok, zvážte možnosť definovania pomenovaného rozsahu obsahujúceho iba tie bunky, na ktoré chcete vytvoriť prepojenie.Vytvorenie pomenovaného rozsahu v Excel (voliteľné – užitočné, ak chcete vytvoriť prepojenie len na niektoré údaje hárka)
-
Prepnite na Excel a zobrazte hárok, v ktorom chcete definovať pomenovaný rozsah.
-
Vyberte rozsah buniek obsahujúcich údaje, na ktoré chcete vytvoriť prepojenie.
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na vybratý rozsah a potom kliknite na položku Pomenovať rozsah alebo Definovať názov.
-
V dialógovom okne Nový názov zadajte do poľa Názov pomenovanie rozsahu a potom kliknite na tlačidlo OK.
Pamätajte, že počas operácie prepojenia môžete naraz vytvoriť prepojenie iba na jeden hárok alebo rozsah. Ak chcete vytvoriť prepojenie s údajmi, ktoré sa nachádzajú na viacerých miestach zošita, opakujte operáciu prepojenia pre každý hárok alebo rozsah.
-
-
Preskúmajte zdrojové údaje a vykonajte príslušnú činnosť podľa nasledovnej tabuľky.
Prvok
Popis
Tabuľkový formát
Overte, či majú bunky tabuľkový formát. Ak rozsah obsahuje zlúčené bunky, obsah bunky sa vloží do poľa, ktoré zodpovedá stĺpcu najviac vľavo, pričom ďalšie polia ostanú prázdne.
Vynechanie stĺpcov a riadkov
Počas operácie prepojenia sa zdrojové stĺpce a riadky nedajú vynechať. Môžete však skryť polia a filtrovať záznamy tak, že po importovaní do Access otvoríte prepojenú tabuľku v údajovom zobrazení.
Počet stĺpcov
Počet zdrojových stĺpcov nemôže prekročiť 255, pretože Access nepodporuje viac ako 255 polí v tabuľke.
Prázdne stĺpce, riadky a bunky
Odstráňte všetky nepotrebné prázdne stĺpce a prázdne riadky v Excel hárku alebo rozsahu. Ak existujú prázdne bunky, pokúste sa pridať chýbajúce údaje.
Chybové hodnoty
Ak jedna alebo viac buniek v hárku alebo rozsahu obsahuje chybové hodnoty, opravte ich ešte pred spustením operácie importovania. Všimnite si, že ak zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje chybové hodnoty, Access vloží hodnotu null do príslušných polí v tabuľke.
Typ údajov
V prepojenej tabuľke sa nedá zmeniť typ údajov ani veľkosť polí. Ešte pred spustením operácie prepojenia overte, či každý stĺpec obsahuje údaje špecifického typu.
Ak stĺpec obsahuje hodnoty rôzneho typu údajov, odporúčame, aby ste stĺpec naformátovali. Stĺpec ČísloLetu v hárku môže napríklad obsahovať číselné a textové hodnoty, ako napríklad 871, AA90 a 171. Aby nedošlo k výskytu chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt, postupujte nasledovne:
-
Pravým tlačidlom myši kliknite na stĺpec a potom kliknite na položku Formátovať bunky.
-
Na karte Číslo v časti Kategória vyberte formát.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Prvý riadok
Ak prvý riadok hárka alebo pomenovaného rozsahu obsahuje názvy stĺpcov, môžete určiť, aby Access počas operácie prepojenia považovali údaje v prvom riadku za názvy polí. Ak hárok neobsahuje žiadne názvy stĺpcov alebo ak konkrétny názov stĺpca porušuje pravidlá pomenovania polí v Access, Access každému zodpovedajúcemu poľu priradí platný názov.
-
-
Ak je zdrojový súbor otvorený, zavrite ho.
Príprava cieľovej databázy
-
Otvorte databázu, v ktorej chcete vytvoriť prepojenie. Overte, či databáza nie je určená iba na čítanie a či máte požadované povolenia na jej zmenu.
-
Ak nechcete uložiť prepojenie do žiadnej z existujúcich databáz, vytvorte prázdnu databázu: Kliknite na kartu Súbor, potom na položku Nový a potom kliknite na položku Prázdna databáza.
Teraz môžete spustiť operáciu prepojenia.
Vytvorenie prepojenia
-
Umiestnenie Sprievodcu importom alebo prepojením sa mierne líši v závislosti od verzie Access. Vyberte kroky, ktoré zodpovedajú vašej Access verzii:
-
Ak používate najnovšiu verziu Microsoft 365 predplatenej verzie Access, Access 2021 alebo Access 2019, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Nový zdroj údajov > Zo súboru > Excel.
-
Ak používate Access 2016 alebo Access 2013, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Excel.
Poznámka: Ak nie je databáza otvorená, nie je dostupná na karta Externé údaje.
-
-
V dialógovom okne Získať externé údaje – Excel Tabuľkový hárok zadajte do poľa Názov súboru názov zdrojového súboru Excel.
-
Vyberte položku Vytvoriť odkaz na zdroj údajov vytvorením prepojenej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.
Spustí sa Sprievodca prepojením s tabuľkovým hárkom, ktorý vás bude sprevádzať procesom vytvorenia prepojenia.
-
Na prvej strane sprievodcu vyberte hárok alebo pomenovaný rozsah a kliknite na položku Ďalej.
-
Ak prvý riadok zdrojového hárka alebo rozsahu obsahuje názvy polí, vyberte položku Prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov. Access používa tieto záhlavia stĺpcov na pomenovanie polí v tabuľke. Ak názov stĺpca obsahuje určité špeciálne znaky, nemožno ho použiť ako názov poľa v Access. V takýchto prípadoch sa zobrazí chybové hlásenie s informáciou, že Access priradí platnému názvu poľa. Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo OK.
-
Na poslednej strane sprievodcu zadajte názov prepojenej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť. Ak tabuľka so zadaným názvom už existuje, zobrazí sa výzva, či chcete prepísať existujúcu tabuľku alebo dotaz. Ak chcete prepísať tabuľku alebo dotaz, kliknite na tlačidlo Áno . Ak chcete zadať iný názov, kliknite na tlačidlo Nie .
Access sa pokúsi vytvoriť prepojenú tabuľku. Ak je operácia úspešná, Access zobrazí hlásenie Dokončené prepájanie tabuľky . Otvorte prepojenú tabuľku, skontrolujte polia a údaje a uistite sa, či sa vo všetkých poliach zobrazujú správne údaje.
Ak sa zobrazujú chybové hodnoty alebo nesprávne údaje, bude potrebné odstrániť problém so zdrojovými údajmi. Ďalšie informácie o odstránení problémov s chybnými hodnotami alebo nesprávnymi údajmi nájdete v ďalšej časti.
Odstránenie problémov s hodnotou #Num! a s ďalšími nesprávnymi hodnotami v prepojenej tabuľke
Aj v prípade, ak sa zobrazí hlásenie Prepojenie tabuľky sa dokončilo, mali by ste otvoriť tabuľku v údajovom zobrazení a overiť, či sa v riadkoch a stĺpcoch zobrazujú správne hodnoty.
Ak sa kdekoľvek v tabuľke zobrazujú chyby alebo nesprávne údaje, podľa informácií uvedených v nasledujúcej tabuľky vykonajte opravné kroky a potom sa znova pokúste o vytvorenie prepojenia. Pamätajte, že hodnoty sa priamo do prepojenej tabuľky pridať nedajú, pretože tabuľka je určená iba na čítanie.
|
Problém |
Riešenie |
|---|---|
|
Grafické prvky |
Grafické prvky v hárku Excel, ako sú napríklad logá, grafy a obrázky, nie je možné prepojiť v Access. |
|
Formát zobrazenia |
Je možné, že budete musieť nastaviť vlastnosť Formát niektorých polí v návrhovom zobrazení, aby sa hodnoty v údajovom zobrazení správne zobrazovali. |
|
Vypočítané hodnoty |
Výsledky vypočítaného stĺpca alebo buniek sa zobrazia v príslušnom poli, ale vzorec (alebo výraz) nemôžete zobraziť v Access. |
|
Skrátené textové hodnoty |
Zväčšenie šírky stĺpca v údajovom zobrazení. Ak sa stále nezobrazuje celá hodnota, môže to byť spôsobené tým, že hodnota je dlhšia ako 255 znakov. Access môže obsahovať iba prepojenie na prvých 255 znakov, preto by ste mali údaje namiesto vytvorenia prepojenia importovať. |
|
Chybové hlásenie o pretečení číselného poľa |
Prepojená tabuľka sa môže zdať v poriadku, ale neskôr po spustení dotazu na tabuľku sa môže zobraziť chybové hlásenie Pretečenie číselného poľa. Toto chybové hlásenie sa môže zobraziť v dôsledku konfliktu medzi typom údajov poľa v prepojenej tabuľke a typom údajov uloženým v tomto poli. |
|
Hodnoty TRUE alebo FALSE a -1 alebo 0 |
Ak zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje stĺpec, ktorý obsahuje iba hodnoty TRUE alebo FALSE, Access pre stĺpec v prepojenej tabuľke vytvorí pole typu Yes/No. Ak však zdrojový hárok alebo rozsah obsahuje stĺpec, ktorý obsahuje iba hodnoty -1 alebo 0, Access predvolene vytvorí pre stĺpec číselné pole a nebudete môcť zmeniť typ údajov príslušného poľa v tabuľke. Ak chcete, aby prepojená tabuľka obsahovala pole typu Yes/No, zabezpečte, aby zdrojový stĺpec obsahoval hodnoty TRUE a FALSE. |
|
Polia s viacerými hodnotami |
Access nepodporuje viaceré hodnoty v poli, a to ani v prípade, že zdrojový stĺpec obsahuje zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkou (;). Zoznam hodnôt sa bude považovať za jednu hodnotu a umiestni sa do textového poľa. |
|
#Num! |
Access zobrazí #Num! namiesto skutočných údajov:
Ak chcete minimalizovať výskyt nulových hodnôt v tabuľke, postupujte nasledovne:
|
|
Číselné hodnoty namiesto hodnôt dátumu |
Ak sa v poli zobrazí zdanlivo náhodné päťciferné číslo, overte, či zdrojový stĺpec, ktorý obsahuje väčšinu číselných hodnôt, neobsahuje aj niekoľko hodnôt dátumu. Hodnoty dátumu zobrazujúce sa v číselných stĺpcoch sa nesprávne skonvertovali na číslo. Nahraďte hodnoty dátumu číselnými hodnotami a skúste vykonať prepojenie znova. |
|
Hodnoty dátumu namiesto číselných hodnôt |
Ak sa v poli zobrazí zdanlivo náhodná hodnota dátumu, overte, či zdrojový stĺpec, ktorý obsahuje väčšinu hodnôt dátumu, neobsahuje aj niekoľko číselných hodnôt. Číselné hodnoty zobrazujúce sa v dátumových stĺpcoch sa nesprávne skonvertovali na dátum. Nahraďte číselné hodnoty dátumom a skúste vykonať prepojenie znova. |
