Les types de contenu dans SharePoint sont essentiels pour gérer les métadonnées et garantir la cohérence au sein de vos organization. Chaque élément de contenu dans SharePoint est créé à partir d’un type de contenu. Ce guide vous aidera à comprendre ce qu’est le type de contenu, comment créer, publier et gérer efficacement les types de contenu.
Qu’est-ce qu’un type de contenu ?
Un type de contenu dans SharePoint est une collection réutilisable de modèles, de métadonnées (colonnes), de flux de travail, de comportement et d’autres paramètres pour une catégorie d’éléments ou de documents. Un type de contenu rassemble un élément et des informations sur l’élément. L’élément peut être l’un des nombreux types de fichiers, un document, un classeur Excel ou même un indicateur de status pour un rapport de progression. Il peut également s’agir d’une liste ou d’un dossier. Un type de contenu associe cet élément à des métadonnées de clé ou à d’autres informations telles qu’un modèle ou une stratégie de rétention. Il vous permet de gérer les paramètres d’une catégorie d’informations de manière centralisée et réutilisable.
Types de contenu par défaut et personnalisés
SharePoint inclut de nombreux types de contenu intégrés par défaut. Vous pouvez utiliser les types de contenu prédéfinis, tels que Document vide ou Annonce, sans aucune modification, ou vous pouvez créer des types de contenu personnalisés pour répondre aux exigences uniques de votre organization.
Types de contenu par défaut
Voici une courte liste de quelques types de contenu par défaut dans SharePoint. Il y en a beaucoup d’autres, que vous pouvez voir en regardant la page Paramètres du site sur un site SharePoint.
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Types de contenu de document : Page de base, Document, Formulaire, Lien et Page Wiki
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Types de contenu de dossier : dossier, discussion et tâche récapitulative
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Répertorier les types de contenu : Annonce, Événement, Contact, Problème, Lien, Réservations, Tâche et bien plus encore
Il s’agit simplement d’un exemple de la large gamme de types de contenu disponibles. Pour afficher les types par défaut disponibles sur votre site, procédez comme suit :
Afficher tous les types de contenu par défaut
Remarque : Vous devez avoir au moins un rôle de propriétaire de site pour voir tous les types de contenu par défaut sur un site SharePoint.
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Sélectionnez la liste avec laquelle vous souhaitez travailler dans le lancement rapide, ou sélectionnez Paramètres
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Sélectionnez Informations sur le site.
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Sélectionnez ensuite Afficher tous les paramètres du site.
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Sélectionnez Types de contenu de site sous Galeries Designer web.
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Dans la page Galerie de types de contenu, vous verrez les types de contenu (par exemple, rapport, image ou document), parent (comme document, élément ou ressource multimédia enrichi) et source (généralement votre site actuel).
Pour comprendre comment les types de contenu intégrés sont liés les uns aux autres, voir SharePoint dans la hiérarchie des types de contenu par défaut de Microsoft 365.
Consultez Ajouter un type de contenu à une liste ou une bibliothèque.
Types de contenu personnalisés
Les types de contenu personnalisés peuvent faciliter la cohérence des utilisateurs. Même s’il existe de nombreux types de contenu intégrés, vous pouvez créer des types de contenu personnalisés pour votre organization. Chaque organization a des exigences uniques et différents types de contenu. Par exemple, il peut y avoir des contrats formels, des rapports, des propositions de vente, des spécifications de conception, des procédures d’entreprise, etc. Vous pouvez créer des types de contenu distincts pour vous aider à gérer cette variété.
Les types de contenu peuvent être définis pour presque n’importe quel élément dans SharePoint. Cela inclut les documents et autres fichiers, les éléments de liste, les fichiers multimédias et les dossiers. Vous pouvez spécifier les attributs suivants pour chaque type de contenu. Ces attributs sont automatiquement associés chaque fois qu’une personne crée un document ou un autre fichier d’un type de contenu particulier.
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Modèle de document, s’il s’agit d’un document
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Stratégies de gestion des informations qui indiquent les stratégies de rétention et d’audit
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Colonnes (métadonnées) associées au contenu
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Flux de travail que les éléments de ce type de contenu peuvent utiliser
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Fonctionnalités personnalisées
Par exemple, vous pouvez définir un type de contenu Contrat de vente et l’ajouter à la bibliothèque que votre équipe utilise. Ensuite, chaque fois que quelqu’un souhaite créer une proposition de vente, il lui suffit de choisir Contrat de vente dans le menu Nouveau document .
Un type de contenu de document comme le contrat de vente peut avoir les attributs suivants :
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Modèle pour le document
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Colonnes associées au contenu, où chaque colonne représente un élément de métadonnées. Par exemple, la liste suivante présente certaines métadonnées de document fréquemment utilisées :
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Vendeur
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Entreprise cliente
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Numéro de bon de commande et ainsi de suite...
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Une obligation d’afficher automatiquement le panneau Informations sur le document et de collecter les informations requises chaque fois qu’un utilisateur crée un fichier de ce type
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Paramètres de gestion des informations qui spécifient la stratégie de rétention, si elle peut être auditée, et ainsi de suite
Création de types de contenu personnalisés
Pour créer un type de contenu de site personnalisé, vous commencez toujours à partir d’un type de contenu existant, que vous utilisiez une catégorie existante ou que vous souhaitiez en créer une nouvelle. Vous pouvez choisir parmi la grande collection de types de contenu de site prédéfinis dans la galerie de types de contenu. Le nouveau type de contenu de site hérite de tous les attributs de son type de contenu parent, tels que son modèle de document, son paramètre en lecture seule ou ses colonnes. Une fois que vous l’avez créé, vous pouvez modifier l’un de ces attributs. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle différent de celui spécifié dans le parent.
Pour créer un type de contenu personnalisé, procédez comme suit :
Créer des types de contenu personnalisés
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Sélectionnez la liste avec laquelle vous souhaitez travailler dans le lancement rapide, ou sélectionnez Paramètres
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Sélectionnez Informations sur le site, puis Afficher tous les paramètres du site.
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Sélectionnez Types de contenu de site sous Galeries Designer web.
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Dans la page Galerie de types de contenu, sélectionnez + Créer un type de contenu.
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Dans le panneau Créer un type de contenu , entrez un Nom et une Description pour votre type de contenu personnalisé.
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Sélectionnez Utilisation d’une catégorie existante ou Créer une nouvelle catégorie.
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Sous Type de contenu parent, sélectionnez un parent, tel que Types de contenu de ressource numérique ou Types de contenu de document. Sous le type de contenu parent, la zone de liste déroulante change. Sélectionnez un type de contenu parent plus spécifique. Par exemple, si vous avez sélectionné Types de contenu de dossier, vous pouvez le limiter à Discussion, Dossier ou Tâche récapitulative dans cette zone.
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Sélectionnez Créer.
Publication de type de contenu
Les types de contenu sont définis pour un site et s’appliquent à ce site et à ses sous-sites. Mais parfois, vous souhaitez utiliser un type de contenu particulier sur plusieurs sites ou entre des collections de sites. Par exemple, votre organization peut utiliser un modèle standard pour les documents qui nécessitent des métadonnées standardisées. Étant donné que vous souhaitez que tous les utilisateurs de l’entreprise utilisent ce type de contenu pour les documents, il est judicieux de publier sur toutes les collections de sites. Ou peut-être que le service d’ingénierie crée un type de contenu pour les spécifications de conception et souhaite le publier uniquement dans les collections de sites d’ingénierie.
Étant donné que les types de contenu incluent des métadonnées, les types de contenu et les métadonnées sont très étroitement liés. Un service de métadonnées gérées dans SharePoint permet de publier un type de contenu sur les sites où il est utilisé. Les sites et collections de sites qui font partie du service de métadonnées gérées sont appelés « sites abonnés ».
Un service de métadonnées managées doit être explicitement créé et configuré. Pour inclure la publication de type de contenu, l’administrateur spécifie une collection de sites spécifique en tant que hub. Les applications connectées et les collections de sites peuvent s’abonner aux types de contenu sur le hub. En configurant les services de métadonnées managées, vous pouvez gérer de manière centralisée les types de contenu. Les types de contenu sont créés sur le site hub, et toutes les mises à jour peuvent être distribuées automatiquement aux sites des abonnés.
Pour plus d’informations sur la publication de types de contenu, consultez Publier un type de contenu à partir d’un hub de publication de contenu.
